盤點差異的十八種處理辦法

時間：2022-12-25 00:27:49來源：lenglian欄目：冷鏈倉儲閱讀：

1、復核制盤點
那么怎樣保證實物清點信息的準確性呢，一般的做法是建立盤點管理制度，制定盤點操作流程，建立獎懲制度，要求員工提高責任心清點的時候認真仔細等等，這些都是一些主觀的管理辦法。在大量的庫存數據面前，單靠人工方式去盤點（哪怕是借助了RF、RFID等盤點工具）是很容易出現人為誤差的。假定每個人清點庫存數據的準確率是99%，實際情況是你無法知道不準確的1%到底出現在哪個商品上。如果拿一個人的盤點庫存結果去和賬務庫存結果對比，那出現的差異里就會包括盤點本身的誤差以及賬務對比的誤差，增加盤點差異的處理復雜度。為了避免實物清點結果本身的誤差，有條件的企業一般采用復核盤點制度，也就是派出兩波次或以上的人員對同一盤點任務分別進行清點。兩波次人員一次盤點的準確率是99%*99%=98.01%，同時誤差率是1%*1%=0.01%；也就是說一個波次盤點人員的誤差率是1%的話，兩個波次人員同時盤點，其結果本身的誤差率只有萬分之一，這個誤差率我們一般是能容忍的（也可以到第三波次，將誤差率降到百萬分之一）。
仔細的讀者可以發現，兩波次人員同時盤點準確率在98.01%，誤差率0.01%，誤差率是低了，但準確率也沒有提升，跟著降低了。我們來看這個公式：98.01%+0.01%=98.02%≠100%，這中間差的1.98%到哪里去了呢。假設兩個波次的盤點人員分別為A和B，這個內容，實際上就是A數對了B沒有數對以及B數對了A沒有數對的部分。在將A和B的清點結果合并成最終的盤點結果之前，A和B之間要就差異部分進行復盤，直至消除這1.98%的差異，這樣A和B的最終結果準確率就都是99.99%。
所有初次接手的倉庫項目，人員還不熟練的倉庫項目，庫存管理混亂的倉庫項目我們都推薦采用復核制（哪怕會消耗雙倍的人力）。采用復核制盤點，可以增強員工的責任心（互相監督，互相核查），便于盤點制度獎懲制度的落實（有據可查）。如果實在人手不足，也可以考慮讓一個人做兩遍以消除實物清點本身的誤差。
2、循環盤點
當倉庫管理足夠順暢，人員有足夠的能力把握盤點數據的準確性的時候，可以考慮減少或取消復核盤點，將盤點本身產生的誤差交由和賬務比較來發現。為了消除清點本身產生的誤差對盤點差異的影響，我們經常對差異部分進行再次盤點，即是循環盤點。循環盤點是針對賬面庫存和實物庫存之間的差異，就差異部分再次進行清點，以減少因為上一次清點誤差對盤點結果的影響。具體的循環次數視實際清點準確率而定，比如準確率是90%的清點，循環兩次（加上第一次原始數據后是三次）后的準確率是100%-(10%)³=99.9%。當然，每次循環后都要對實際清點結果進行修正。
復核盤點與循環盤點的區別是，復核盤點是事前消除盤點結果誤差，循環盤點是事后消除盤點結果誤差。
三、盤點差異的處理辦法
前文中提到，盤點結果與賬面庫存結果之間的差異，主要有三種，一種是數量差異、一種是存放位置差異、第三種是存貨質量差異。盤點管理中容易出現的一個誤區是，盤點如果出現盤盈沒事，如果是盤虧就要處理，有些庫管人員將盤盈結果向客戶隱瞞，甚至將盤盈物品留作私用。殊不知，倉庫管理中沒有無緣無故的愛也沒有無緣無故的恨，出來混總是要還的。不管是未對盤盈物品做通報，還是貪墨了客戶物品，積累到一定程度，遲早都要被發現的。盤點的目的是發現差異，并消除差異。消除差異的辦法，是與差異類型以及發生差異的原因緊密相關的。
1、盤盈的處理辦法
盤盈的意思是實際庫存比賬面庫存數量多。出現盤盈的情況有很多，其處理辦法也不盡相同
1.1 出庫時貨品少發造成的盤盈
這時候要及時追查上一次盤點與本次盤點之間該物品的出庫記錄，和收貨人及時聯系，找到是哪一筆出庫單少發了，并商量解決辦法。大多數情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會及時聯系倉庫或者貨主單位。
A、如果收貨方要求補發，則在賬面外（WMS之外）做補發貨處理，無需做賬務登記。
B、如果收貨方不要求補發，則可以找到原出庫單，修改出庫單內容（減少出庫數量）。實際情況是，對于已經出庫完成的出庫單，很多WMS是不支持修改功能的，這種情況才可以做一個退貨入庫操作。不管是修改出庫數量還是做退貨入庫，都需要通知貨主單位，以確保倉庫庫存和貨主單位庫存保持一致。
Note：為何很多WMS無法支持對已經完成的出庫單做修改，主要有兩個原因，一是這個WMS是按照財務管理思路設計的，修改出庫數量只能新設紅字出庫單來沖銷；另一原因是修改后的出庫貨位有變動，無法恢復原狀，會影響貨位的準確性。這些理由，都是WMS不成熟的表現，作者所在公司設計的WMS，是能夠撤銷或修改已經出庫完成的訂單的。至于為何推薦修改訂單，而不是做一個退貨入庫單，因為退貨入庫單會增加退貨入庫記錄，可能影響物流費用結算。這是題外話，歡迎感興趣的讀者聯系作者繼續討論。
1.2 入庫時多收了貨造成的盤盈
多收了貨而沒有記錄入賬，導致實物庫存比賬面庫存多，多出的部分我們一般叫賬外庫存。賬外庫存有可能是貨主企業有記錄，而倉庫忘了記錄；也有可能貨主企業自身也忘了記錄。不管如何，倉庫企業不要因為有了賬外庫存就沾沾自喜，感覺自己高大上能幫客戶管出多余的庫存，甚至有貪墨客戶貨物的想法。舉個特別的例子，某汽車工廠需要臨時緊急用料，零配件供應商在給倉庫的入庫單里，增加了這部分物料；倉庫收貨員發現多出的部分，沒來得及處理，也就是沒有及時發貨給工廠。到盤點時才發現多出的部分，這時候工廠早就把抱怨投訴到供應商了。
C、如果是貨主單位知道多發的情況，可以修改當時入庫單，增加入庫數量。當然，如果時間較長，可能當時入庫的一部分商品已經被出庫或被移動等，無法修改入庫單，這時候可以看下一條。
D、補充入庫單，并在入庫單的備注里，詳細描述補充入庫的原因。
E、貨主單位也沒有記錄的情況（真的沒有記錄么，不會有什么貓膩么，我們題外討論），這時候就是真正的盤盈了。真正盤盈的內容，要做盤盈入庫，并且通報貨主企業。
1.3 客戶退貨記錄未填造成的盤盈
客戶退貨正常的流程應該是客戶先通知貨主企業退貨，貨主企業再通知倉庫負責接收。但實際操作中往往是相反的，是倉庫先收到貨，而貨主企業并不知情；這時候就要及時和貨主企業溝通，及時做退貨登記。
F、如果是退貨記錄未登記，則及時補登退貨記錄；并和貨主企業通報核對退貨信息。
G、如果發現有瑕疵品（退貨原因大多是因為出現瑕疵），則要及時做次品標識，或者凍結。
2、盤虧的處理辦法
盤虧，就是通過盤點結果實際庫存與賬面庫存對比，發現實際庫存比賬面庫存少。產生盤虧的原因是多方面的，主要有出庫未記賬的、破損未記賬的、散裝貨計數誤差（小數點誤差）造成的、出庫拿錯貨造成的等。出現盤虧情況，如果不做及時的處理，很容易影響正常出庫業務。貨主企業很有可能按照賬面庫存最大數來發布出庫指令，但這時候實際庫存不足，會影響發貨效率，甚至產生業務糾紛。
2.1 出庫未記賬造成的盤虧
主要包括正常出庫未記賬以及退回給供應商未記賬等。往往在倉庫業務比較繁忙的時候，由于一些特殊的原因（比如私下打白條出庫），倉庫實際發貨了，但沒在賬上體現。造成的結果就是，倉庫實物庫存減少了，但賬面庫存因為沒有記賬沒有減少，由此造成盤虧。
H、如果是正常出庫超發了，則要找到原始出庫單，修改出庫單的出庫數量（增加賬面上的出庫數量）。
I、如果是忘記做出庫登記了，則要及時補填出庫單據。比如私下打白條出庫的時候，一定要留下明確的記錄。因為緊急情況下，客戶打白條，可能也未在其賬面上體現；而倉庫這邊也未記錄的話，則坐實了倉庫虧貨的事實，根本無法辯駁。
J、如果是退貨出庫（返還給貨主單位）沒有做登記，則要及時找到退貨依據，及時補登退貨出庫記錄，同時要求貨主單位做好退貨接收的補登手續，以保證雙方賬目上的一致。
2.2 破損處理未記賬造成的盤虧
主要是日常管理中發現的貨品質量問題，做了實物處理，但未及時做賬務處理，導致實際數與賬面數不符。
K、因為變質、損毀等原因造成貨品的直接廢棄，但沒有做損毀品的出庫賬務處理：這時賬務上（WMS）要及時做“減庫”操作。其一是可以做退貨出庫，將廢棄的貨品出貨給貨主企業（哪怕是丟棄，也可以算作是出庫給貨主企業）；其二是，而如果損毀責任由倉庫企業承擔，則出庫的收貨單位是倉庫企業（相當于是倉庫企業按照約定的價格買下了損毀的物品）。
L、因為淋濕、破損等原因導致物品被下架隔離：這時候要及時在WMS賬務上做隔離標記。一種做法是直接將破損物品在原貨位上凍結；另一種做法是將破損物品移動到次品區，同時在WMS賬務上做次品移動記錄。
2.3 散裝貨計數誤差（小數點誤差）造成的盤虧。
M、由于小數點誤差造成的數量差異，一方面可以通過在合同上約定允許的誤差范圍；另一方面，通過增加虛擬入庫（哪怕這個入庫數量只有零點零幾的內容）來平衡這點誤差。
2.4 出庫拿錯貨造成的盤虧
由于揀貨人員不熟練不小心（也有可能是揀貨指令不清晰、貨位設置不清晰、貨品外包裝容易混淆等原因），把B商品當成A商品出庫了。造成的結果是B商品出現盤虧，而A商品出現盤盈。
N、由于發錯貨造成的換貨處理，要及時找到A商品的出庫記錄，找出是哪一單拿錯了貨，然后做換貨處理。換貨操作是在賬外處理的，因為換貨操作產生的費用，也應該在賬外處理。
2.5 無可追溯原因的盤虧
意思就是說，確實找不到什么原因，貨物就是少了。這是真正的盤虧結果。這時候就需要憑經驗來判定了，比如食品或者高貨值電子品，會不會有失竊的情況。出現真實的盤虧情況可以有以下幾種處理辦法。
O、由倉庫企業賠償，在市場上購買對應商品來補齊實物庫存。這種情況是維持賬上庫存數不變，增加實物庫存。
P、由倉庫企業賠償，貨主企業允許做一次虛擬出庫，收貨人是倉庫企業。這種情況是維持實物庫存不變，減少賬上庫存。
Q、獲得貨主企業的諒解，從貨主企業的生產線上獲得貨品來補齊盤虧的實物數量。實際上，在流通環節中出現貨物虧空是大概率事件，只要不是特大規模的數量損失，只要倉庫企業態度誠懇、服務到位，和貨主企業處理好關系，大多能獲得貨主企業的諒解。所謂說話/做事留一線，日后好見面，大體也是這個意思。
3、存放位置差異的處理
存放位置差異一般是因為沒按照揀貨規則來揀貨造成的。在正規的WMS中，系統都會按照揀貨規則（一般是先進先出規則）來指定每個商品的揀貨位置。但實際情況是，搬運工為了圖省事，直接搬離門口近的貨，或者待揀貨的物品被壓在幾層托盤底部，不愿挪動，直接取最外層的。如果搬運人員根本就不管揀貨指令，不按揀貨指令搬貨，那整個倉庫管理就肯定亂套了，這是最基本的管理問題，或者說是執行力問題，不屬于本文討論范圍
R、如果是偶然的搬錯，短期內發現的話，可以修改搬運指令，把原來指定的貨位調整為實際發生的貨位。
S、如果是經過較長時間，連原來指定貨位的內容也發生了變動，這時候已經沒法直接恢復了。只能通過庫存調整的辦法，這里的庫存調整，不是調整數量，而是調整現有貨品的存放位置以及實際的生產日期批次號等內容。
4、存貨質量差異的處理
一般出現存貨質量差異都是賬面庫存是完好的，實際庫存是有破損的或者過期的；基本上是與日常管理失控相關，如沒定期巡檢倉庫，導致未及時發現破損貨品，或者雖然發現了，未及時做賬務處理；未按照先進先出做出庫揀貨，導致早期貨物長期積壓最終過保質期等。
T、如果是出現破損差異，需及時申報破損內容，并做賬務處理（次品處理或凍結），同時加強倉庫巡檢，早發現早匯報早處理
U、如果是出現過保質期，則要加強先進先出揀貨原則的監督落實，制定保質期報警策略
四、總結
盤點差異，不管是盤盈還是盤虧，對倉庫企業來說，都不是好事。盤盈和盤虧的處理，要根據實際情況來確定，而不是簡單的做什么盤盈入庫、盤虧出庫（在盤點結果處理上，這是WMS和財務軟件或ERP軟件的本質區別）。本文所列的處理辦法，已經超過了十八種，實際業務中會遇到多種情況，但萬變不離其宗，只要掌握了處理盈虧的處理原則，就能應對自如。那么，盈虧的處理原則是什么呢，那就是，要么增減實物庫存數量，以使其與賬務庫存數量一致；要么是增減賬務庫存數量，使其與實物庫存數量一致。至于何時增減實物庫存數，何時增減賬務庫存數，就要根據差異發生的實際原因來分析了。
另外，盤點的目的是為了發現差異，并通過各種手段來清除差異。在整個供應鏈上，倉庫是其中的一個環節，其上游有貨主企業，其下游有經銷商企業，以及承運商企業等。倉庫企業除了要保證自身的賬物數量的一致，同時還要保證與上下游企業間賬目數量的一致，這才是保證庫存數據在整個供應鏈體系中一致，并保障倉庫正常業務運作的關鍵。
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